Administratrice adjointe / Administrateur adjoint

RAISON D’ÊTRE ET MISSIONS DU POSTE

Espace de coopération, d’expérimentation et de solidarité, le RIM rassemble les acteurs des musiques actuelles en Nouvelle-Aquitaine. Répartis sur l’ensemble de la région, leurs métiers, leurs activités et leurs esthétiques sont aussi multiples que complémentaires. Ils oeuvrent dans les domaines du spectacle vivant, de la musique enregistrée, de la transmission, des médias et de la structuration. Le RIM est là pour les fédérer, les accompagner, les valoriser, les représenter et co-construire avec l’ensemble de ses partenaires.
Ce recrutement intervient suite au départ de l’ancienne administratrice adjointe. Pour occuper ce poste, vous devez avoir envie d’intégrer un réseau et de co-construire avec l’équipe et les adhérents des dynamiques collectives pour l’intérêt général de la filière des musiques actuelles.

Vos missions seront de :

• Seconder l’administratrice dans la gestion administrative, le fonctionnement, la gestion économique et financière de l’association.
• Soutenir l’équipe sur l’ensemble des sites de travail (Bègles et Poitiers).
• Participer et contribuer au projet général et à la vie associative du RIM (veille, ressource, mise en réseau, suivi des adhésions…).
• Participer à l’organisation des Assemblées générales et des temps professionnels régionaux du RIM. Ceci en lien étroit avec les élus associatifs, les adhérents et les parties prenantes concernées.

MISSIONS DÉTAILLÉES

GESTION ADMINISTRATIVE

assurer et gérer les implications opérationnelles de la stratégie administrative et financière de l’association

• Soutenir le salarié en charge de la distribution des œuvres des adhérents via le projet Le Rayon (suivi et gestion des stocks, facturation…)
• Assurer la gestion administrative du projet en vérifiant la conformité aux aspects législatifs et réglementaires.
• Gérer l’administration courante de la structure, utiliser les outils bureautiques dédiés, coordonner les activités opérationnelles administratives…
• Élaborer et suivre un budget
• Assister à la gestion économique et financière d’une association
• Gérer la comptabilité analytique
• Préparer la comptabilité et les paiements
• Proposer de nouveaux outils de suivi
• Concevoir, mettre en œuvre et faire respecter des procédures internes et externes
• Coordonner les relations avec les prestataires et fournisseurs extérieurs du service administratif
• Respecter une réglementation
• Utiliser des logiciels dédies à la gestion administrative
• Prendre des initiatives pour faciliter ou améliorer le fonctionnement du projet
• Accompagner les salarié•e•s du RIM dans la prise en main d’outils d’élaboration et/ou de suivi budgétaire, de documents cadre de contractualisation.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

mettre en œuvre opérationnellement la politique de ressources humaines de la structure

• Élaborer un budget, l’optimiser et le suivre (contrôle des coûts, suivi des enveloppes…)
• Gérer les ressources humaines (contrat, planning, congés, organisation du temps de travail, législation, médecine du travail, formation…)
• Garantir le respect des réglementations sociales et légales liées aux domaines des ressources humaines (convention collective, accords d’entreprises…)
• Entretenir des relations aux prestataires externes de la structure (comptabilité, paie, assurances, mutuelle, mutualisation d’emplois…)
• Gérer les processus liés aux ressources humaines, dont l’intégration des salarié•e•s, la santé et sécurité au travail, les relations sociales…

ORGANISATION D’ÉVÉNEMENT

participer à la coordination des principaux temps publics du projet associatif (Assemblées Générales, Routes du RIM…)

• Élaborer un événement en tenant compte des objectifs, du budget et des contraintes des bénéficiaires et de celles des parties prenantes
•  Co-construire l’événement avec les parties prenantes, de façon à répondre à leurs attentes et préoccupations
• Sélectionner les prestataires, fournisseurs et intervenants présents sur la manifestation
• Veiller à la conformité réglementaire des différents contrats et dispositifs
• Assurer le suivi budgétaire et la gestion administrative de l’événement
• Participer à la coordination de l’ensemble des acteurs de la manifestation
• Copiloter l’organisation logistique de l’événement (recherche du lieu, mise en place d’un service de restauration, élaboration des différentes animations et interventions, etc.)

GOUVERNANCE ET VIE ASSOCIATIVE

contribuer à créer les conditions du dialogue avec la gouvernance associative, afin d’assurer le pilotage démocratique du projet

• Dialoguer avec la gouvernance opérationnelle de l’association
• Mener des réunions internes et de rédiger des comptes rendus
• Participer à la rédaction du projet associatif et des rapports d’activités
• Évaluer les actions liées à la mission considérée et en rendre compte
• Intégrer les principes de la responsabilité sociétale des organisations dans les pratiques professionnelles

MISE EN RÉSEAU

participer à la qualité des relations avec les parties prenantes du projet associatif

• Initier, développer et entretenir les partenariats institutionnels ou opérationnels liées à la mission considérée (collectivités, autres réseaux professionnels et acteurs culturels)
• Favoriser l’interconnaissance et la compréhension mutuelle entre les parties prenantes du secteur (adhérents, partenaires…)
• Mettre en relation des personnes, structures et réseaux de façon à favoriser des dynamiques Favoriser les interactions entre les acteurs du secteur
• Avoir une compréhension globale de l’écosystème

CONSEIL

• apporter des conseils à partir de son expertise métier
• Analyser le besoin d’un interlocuteur et de le reformuler
• S’adapter en situation et adopter une posture de co-construction.
• Écoute active et mise en place une démarche de communication non-violente
•  Capacité d’analyse et de synthèse
• Formuler un conseil à partir de son expertise et de son expérience

PROFIL

SAVOIRS DE BASE

• Le fonctionnement et les enjeux de la filière musicale (environnement, modes de production et de diffusion, typologies des acteurs, caractéristiques économiques, organisationnelles, institutionnelles, sociales et les métiers)
• La réglementation et les politiques publiques spécifiques à la mission considérée
• Les enjeux et les modalités d’une gouvernance associative
• Les principaux services numériques et les logiciels professionnels, notamment le numérique libre, liés à la mission considérée
• Les enjeux et méthodes du développement des droits culturels
• Les enjeux et méthodes de la Responsabilité sociétale des organisations (ISO 26000)
• Les politiques publiques et culturelles (lois, enjeux, éthique, méthodes, processus, compétences spécifiques aux partenaires, …)
•  Le périmètre, les enjeux et les spécifités du secteur de l’économie sociale et solidaire

SAVOIRS SPÉCIFIQUES

• Les enjeux et les méthodes de l’ingénierie, du pilotage et de l’analyse économique et financière (élaborer et concevoir un budget prévisionnel, analyser les besoins de la structure et de l’équipe, monter un dossier de subvention, gérer la comptabilité analytique, gérer l’administration courante de la structure, utiliser les outils bureautiques dédiés, coordonner les activités opérationnelles administratives, …)
• Les enjeux et les méthodes de la gestion des ressources humaines (formation, recrutement, droit social et droit du travail, gestion des carrières, outils professionnels …)
• Les outils et les méthodes de gestion d’une association (comptabilité, paie, droit social et fiscal, contrôle de gestion…)

SAVOIR-ÊTRE

• Travail en équipe et sur des projets coopératifs
• Curiosité, ouverture d’esprit
• Goût du contact, sens de l’écoute, de la diplomatie et du dialogue
• Capacité d’anticipation et sens des priorités
• Sens de la négociation
• Sens de l’accueil et de la convivialité
• Sensibilité aux questions citoyennes & environnementales
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise du temps
• Empathie et assertivité
• Esprit d’initiative
• Sens de la médiation
• Sensibilité artistique, créativité
• Capacité d’adaptation
• Faculté à surmonter la critique
• Autodidaxie
• Capacité d’expression orale et écrite
• Force de proposition, d’argumentation et de conviction
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Polyvalence
• Autonomie

POSITION HIÉRARCHIQUE

• Responsabilité hiérarchique : Non cadre sous la responsabilité du bureau du RIM, de l’administration et de la direction.
• Responsabilité opérationnelle : Co-référente avec son binôme de travail sur la thématique Administration humaine, en lien avec l’ensemble de l’équipe salariée, et plus particulièrement avec le Bureau.

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE

• Durée de travail : 31,5h par semaine, accord sur la modulation du temps de travail et le télétravail.
• Prise en charge à 100 % de la base de la complémentaire santé
• Permis B
• Déplacements ponctuels au niveau régional et national

CLASSIFICATION CONVENTIONNELLE

Groupe E / Coefficient 325 CCN Éclat (1518) – Non cadre

Envoyer votre CV avec lettre de motivation UNIQUEMENT à : ep-culture-spectacle.33121@francetravail.fr
Offre d’emploi n° :174BHYS
France Travail Spectacle Bordeaux
BATIMENT 20 – LES TERRES NEUVES
7 AVENUE ROBERT SCHUMAN
33130 BEGLES